- O Home Office envolve o conceito de trabalhar em casa.
- Se vai iniciar este conceito precisa de estar apta a administrar seu próprio negócio, e precisa ser persistente, objectiva, profissional e disciplinada.
- É um conceito que exige comportamentos como disciplina e organização pessoal, escolha e planeamento do local de trabalho, mudança na rotina doméstica e respeito da família, variando de acordo com as peculiaridades de cada actividade.
- Para iniciar um Home Office é preciso ter iniciativa e independência profissional.
- É necessário ter o apoio da sua família e acertar algumas regras com eles.
- Vai-se deparar com situações em que precisa separar os problemas pessoais dos profissionais.
- Para as micro e pequenas empresas, começar seu negócio em casa torna-se uma boa opção para redução de custos.
- O espaço a ser escolhido para o local de trabalho em casa dependerá da actividade a ser desenvolvida. Um atelier de pintura ou artesanato é bem diferente de um escritório de advocacia.
- Faça uma lista de tudo o o que é necessário para montar o seu escritório. Damos uma ajuda: equipamentos – computador (portátil ou de mesa), telefone com identificador de chamadas, fax, impressora/fotocopiadora/scanner, atendedor de chamadas, candeeiro; e móveis – cadeira de secretária, estante, cadeira de recepção, sofá, secretária, mesa de apoio, armário para arquivar documentos, cesto do lixo, material de escritório.
- Ao escolher o estilo, não fuja do resto da casa. Não precisa fazer um escritório com cara de empresa. Finalize com seu toque pessoal nos objectos de decoração: enfeites, quadros, porta-retratos etc.
- Nunca faça o seu escritório no seu quarto. Deixe que o seu quarto se mantenha no seu refúgio dentro de casa para se proteger do trabalho. Assim não interfere com a sua produtividade, nem com o seu descanso.
- Não utilize o seu escritório como um “centro de convivência familiar”. Quanto mais distracções tiver, menor a concentração que conseguirá dar ao trabalho.
- Ao escolher a divisão da casa em que vai montar o seu escritório tenha em atenção se fica perto da casa-de-banho e longe da cozinha.
- Resista à tentação de pôr uma televisão ou jogos de computador no seu escritório. Assim evita distracções.
- Não abasteça o frigorífico com comida de plástico, doces e salgadinhos. Estar em casa vai fazer com que esteja mais perto do “petiscar”, por isso, previna-se!
- Se decidir trabalhar no sábado de manhã para fazer compras na sexta à tarde, cumpra a sua promessa.
- Nada de trabalhar de pijama!
- Pelo menos, a cada hora, levante-se e tente movimentar-se, alongando pernas, braços e pescoço.
- Mantenha uma postura correta, apoiando os pés no chão e mantendo as pernas e coxas num ângulo de 90 graus. As costas devem estar sempre apoiadas.
- Para pessoas muito baixas ou que tenham dificuldade de manter o corpo na posição ideal, uma boa dica é utilizar um apoio para os pés feito sob medida.
- Apague as luzes ao sair.
- Desligue os equipamentos quando não estiverem em uso.
- Estabeleça limites: estabeleça um horário diário, dias de férias, dias de fim-de-semana, folgas, etc. Não se esqueça que disponibilidade a mais nem sempre é bem interpretada pelos os clientes. Tire pelo menos dois dias de folga na semana, não trabalhe em feriados, faça diversas pausas no decorrer do dia e separe bastante tempo para ficar junto da família.
- Não há problema em fazer horas extras, desde que elas não sejam rotina.
- Estabeleça fronteiras para que o escritório não invada a casa. Encontre outras formas de armazenar sua papelada. Garagem, sótão, armários de arrumação no seu escritório, etc.
- Aproveite e estruture seu horário de forma a poder ter um bom café da manhã, e um almoço caseiro várias vezes por semana. Estruture-se, organize-se, aprenda a comprar os ingredientes certos e a congelar pratos, se necessário.
- Adapte seus horários de trabalho aos demais horários da sua vida doméstica, buscando eficiência e redução do stress.
- Identifique o período do dia em que é mais produtiva, e certifique-se de alocá-lo para as tarefas mais essenciais.
- Registe as actividades que gosta de fazer e organize-as de forma ordenada ao longo do seu dia: horas de intervalo para café, hora da aula de aeróbica, etc.
- Defina indicadores, marcos e metas realistas, e acompanhe-os todos os dias, para certificar que estão a ser cumpridos.
- É recomendável que se chame um electricista para verificar a instalação eléctrica do local escolhido, pois a utilização de equipamentos como computador, fax e impressora requer um cuidado especial.
- É importante ter uma linha telefónica exclusiva.
- Para ajudar a poupar espaço scanneie os documentos que não necessitem de ser apresentados como originais e organize-os em pastas no seu computador.
- Para economizar em telecomunicações utilize o Skype. Muitas empresas já aderiram e torna-se bastante útil.
- Se planeia receber clientes, o ambiente deve estar posicionado num local próximo ao acesso externo, para evitar a circulação pelas áreas internas da casa, mesmo as sociais.
ORGANIZAÇÃO DO ESCRITÓRIO
- O local deve ser agradável visualmente.
- Faça uma planta simples do espaço. As medidas ajudam na hora da compra da mobília e de se decidir a sua disposição.
- Escolha móveis ergonómicos.
- Escolha móveis de rodinhas pois assim facilita na mobilidade e não danificam o piso.
- Deve escolher o mobiliário cujas medidas melhor se adaptem ao seu próprio corpo e ao espaço que tem definido para o seu escritório.
- Dê preferência para mesas com tampos reguláveis. Se não for regulável escolha uma mesa com altura de bancada entre os 75cm e os 80 cm em relação ao chão.
- A mesa deve possuir espaço suficiente para apoiar o antebraço enquanto se digita. Entra aí a questão da ergonomia.
- Mesas com desenho em L ou C evitam deslocamentos desnecessários com o assento.
- As superfícies opacas não mancham e não reflectem luz.
- Escolha móveis de tons claros para não “pesar” o ambiente.
- Se tiver espaço, utilize uma mesa apenas para organização de papéis e documentos. É útil ter espaços assim.
- Invista numa boa cadeira que lhe dê todo o conforto que precisa durante as suas horas de trabalho. Esta deve ter regulação de altura e profundidade no encosto e nos braços.
- Não coloque mobília que não utiliza no seu dia-a-dia no espaço próximo da sua área de trabalho. Que tal tentar movê-la para outro local, dando mais espaço para a sua actividade profissional?
- Tenha um relógio na parede. É muito útil para organizar melhor o seu tempo.
- Crie um quadro de post-its.
- Organize bem os fios eléctricos. De preferência escondidos, mas de fácil acesso nas ligações à corrente.
- Mantenha o monitor sempre abaixo do nível do olhar.
- A luz das janelas ou de candeeiros existentes no seu escritório não podem bater no seu ecrã do computador.
- As mãos devem apoiar confortavelmente no teclado, sendo que este deve estar na altura correta, conforme medidas do seu corpo. O ângulo adequado ao braço e antebraço deve ser de 90 graus, observando que o ombro esteja sempre relaxado e os antebraços apoiados.
- Escolha persianas ao invés de cortinas pois, além de serem mais fácil de limpar, proporcionam ao ambiente um melhor resultado estético.
- Quanto mais luz natural melhor. Mas não se esqueça de pôr bastantes focos de luz artificial para aqueles dias mais cinzentos.
- Luzes de tecto que garantam uma luminosidade uniforme ao ambiente são o ideal.
- Prefira lâmpadas fluorescentes de cor branca pois, além de mais económicas, cansam menos a visão.
- Tenha sempre um candeeiro na sua bancada de trabalho.
- Evite carpetes porque acumulam muita poeira.
- Escolha tons pastéis nas paredes evitando falta de concentração ou fadiga visual.
- Faça uso da cor em detalhes e objectos decorativos.
- A escolha de um local bem ventilado é fundamental para a sua saúde.
- Quando regular a temperatura do seu escritório tenha em atenção a temperatura adequada para os equipamentos, principalmente os computadores que têm uma vida útil reduzida em locais muito húmidos e com temperaturas elevadas.
- Tenha em atenção o isolamento acústico do local onde vai montar o seu escritório. Isto para não estar a tentar concentrar-se mas ouvir ao fundo o barulho à sua volta.
- Os instrumentos mais importantes para o seu trabalho devem estar localizados exactamente à frente da sua posição usual de trabalho, e os demais ficam dispostos radialmente a partir deste núcleo, de modo a que se desloca o mínimo possível para realizar o seu trabalho.
- Não esconda dentro de armários distantes as ferramentas que usa no dia-a-dia, nem desperdice o espaço das áreas mais nobres à frente da sua posição de trabalho.
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